Как внедрить Microsoft Project Server и не наделать глупостей?

Управление проектами. Microsoft Project

Уж сколько копий сломано об эту тему, а сколько еще сломают… Вот и Юра еще пару лет назад писал:

Когда я только пришел в управление проектами, то в первую очередь меня познакомили с MS Project. Почему-то тогда я был уверен, что только с помощью этой программы и можно управлять проектами. Я смотрел в рисуемую диаграмму и для меня проект визуализировался!

Кроме того, когда в какой-то компании или команде, где я работал, возникали проблемы с управляемостью проекта, кто-то тут же вспоминал про MS Project. Менеджеры вдруг начинали его использовать, или же затевались разговоры о необходимости сетевой версии для всех менеджеров проектов и сотрудников.

http://agile.by/2009/02/02/zametki-o-diagramme-ganta

 

Управление проектами. Microsoft Project

Хочу в нескольких словах высказать предостережение тем компаниям, которые вопреки известному правилу «нельзя автоматизировать бардак», все-таки ищут в поисковых системах запрос «Внедрение Microsoft Project«.

Есть несколько «но», которые вы должны осознать, прежде чем начать работы по развертыванию информационной системы управления проектами (ИСУП). Я решил представить их в виде сценариев-катастроф:

  1. Понятие «проект» не определено на уровне компании. Проектом называется любая активность, в которой участвует больше 2х человек, даже вкручивание лампочки.
    На развернутой ИСУП на сервере даже небольшая задача уровня подразделения  оформляется в виде отдельного проекта, таких задач десятки, скоро на сервере образуется «свалка».
  2. Единой методологии управления проектами не выстроено. Каждый менеджер проектов рулит, как умеет и вносит свои дельные замечания в автоматизацию СВОЕЙ деятельности. 
    Так как единого процесса нет, то автоматизируется бардак. Каждый проект идет своим неповторимым путем (если он есть). В результате проект автоматизации начинает вязнуть в противоречиях. Какой бы хороший инструмент не был, но хорошая ножовка не научит правильно пилить. Не система автоматизации создает процессы, а наоборот.
  3. В компании нет Проектного офиса или человека, который бы выполнял его роль. MS Project Server развернут на сервере и как любое другое ПО сдается в поддержку ИТ подразделению. 
    Скорее всего ИТ-подразделение не в курсе, как правильно настроить систему, раздать права, развернуть dashboards. Бизнес этого делать не умеет и не знает, как это выстроить, ИТ не берется работать без требований. В результате дорогой и сложный инструмент так и забывается не изученным.
  4. В компании нет опытного планировщика, который бы прошел профессиональные курсы по работе с MS Project Professional. Менеджеры в целом знакомы с этим инструментом, но в большей части работали только с диаграммами Ганта. 
    Составление плана это своего рода искусство, а составление большого и сложного плана… Да, что там говорить — в плане надо учесть массу всего: трудозатраты и продолжительность задач, повторяющиеся задачи, доступность и сроки использования ресурсов, календари, а возможно подключить у этому еще и каталоги ресурсов и стандартных работ. Поэтому лучше, если курсы по профессиональному планированию посетят все менеджеры проектов, включая руководство компании.

Каков результат такого поиска «серебряной пули»:

Правильная последовательность шагов:

  1. Выполняете проект внедрения КСУП. В результате определяете понятие проект и типы проектов, ключевые процессы принятия решения, проектные роли и их ответственность, шаблоны отчетов. Проводите обучение.
  2. Отрабатываете эти документы в течение 3-6 месяцев, чтобы убедиться что процесс работает и сотрудники его понимают.
  3. Выполняете проект по определению требований и внедрению информационной системы. Приглашаете консультантов, например, нас ;). В результате разворачиваете софт, проводите его настройку, формируете роли безопасности, осуществляете миграцию данных. Проводите обучение.
  4. «Мониторите» процесс управления проектами в новой системе. Проводите доработку, если нужно.
  5. Выполняете проект по интеграции с вашей учетной системой.

Искренне желаю удачи.

Компания Проектный офис — эксперты в процессах управления проектами, автоматизации проектного менеджмента, управлении проектами заказчика (аутсорсинг).