Как внедрить Microsoft Project Server и не наделать глупостей?

Хочу в нескольких словах высказать предостережение тем компаниям, которые вопреки известному правилу «нельзя автоматизировать бардак», все-таки ищут в поисковых системах запрос Внедрение Microsoft Project.

Рекомендация тем, кто в самом начале пути: не начинайте внедрение информационной системы управления проектами (ИСУП), если у вас в компании есть «симптомы» из списка ниже.

Понятие «проект» не определено

У нас под проектом называется любая активность, в которой участвует больше 2х человек, даже вкручивание лампочки /Сергей П., менеджер FMCG компании/

Так как таких задач десятки, скоро на сервере образуется «свалка«.

У нас установлен Project Server и каждая задача уровня подразделения оформляется в виде отдельного проекта. Так как таких задач десятки, скоро на сервере образуется «свалка«.

Через год-два мы поняли, что требуется принять решение: что у нас является проектом, а что обычной задачей. Нам пришлось «почистить» сервер от мелких и неактуальных задач и строго проверять каждый новый публикуемый проект.

Единой методологии управления проектами не выстроено

Каждый менеджер проектов «рулит» как умеет. Единого процесса нет, поэтому автоматизируется бардак.

Каждый руководитель проекта применяет свою методологию. Scrum, Waterfall, набегающая волна. Но единого процесса в компании нет и автоматизация превращается в бардак. Если компания работает на одном типе проектов, то отсутствие процесса быстро становится проблемой №1.

Мы занимаемся внедрением продуктов Microsoft для банковского и финансового секторов. Каждый проект ведет руководитель проекта. Одновременно «числится» 10-12 проектов. Когда мы пытаемся разобраться, какой проект тормозит и требует внимания руководства, начинаются проблемы. Руководители обычно скрывают недостатки своих проектов. Анализ графиков проектов ничего не дает, так как все проекты сильно отличаются по форме. Хотя не должны. Мы решили, что включить во внедрение Microsoft Project Server описание этапов проектов, которые обязательны для всех: Инициация, Бюджет, Техническое задание, Настройка, Внедрение и обучение, Поддержка.

Какой бы хороший инструмент не был, но хорошая ножовка не научит правильно пилить. Не система автоматизации создает процессы, а наоборот.

Мы не используем учет рабочего времени

В нашей компании учет рабочего времени не вводился, потому что мы считаем это бесполезным и вредным для коллектива.

Практика внедрения убедительно подтверждает:

  • учет рабочего времени в проектах существенно повышает точность прогнозов
  • исполнительность в проектах растет, сотрудники начинают работать в проекте
  • себестоимость трудозатрат всегда можно подсчитать

Учет рабочего времени — конфликтный вопрос. Люди считают, что timesheets — это контроль за их работой. Так и есть. Я считаю, что лучше признать этот факт сразу, чем пытаться подобрать слова и «подсластить пилюлю». Можете откровенно сказать вашим сотрудникам:

  1. Компания должна знать, на что сотрудники тратят свое рабочее время
  2. Timesheets позволяют сотруднику провести самооценку своей работы и её результатов
  3. Учет времени позволяет лучше понимать причины отставаний и лучше строить прогнозы.

В компании нет Проектного офиса или человека

MS Project Server развернут на сервере и как любое другое ПО сдается в поддержку ИТ подразделению.

Скорее всего ИТ-подразделение не в курсе, как правильно настроить систему, раздать права, развернуть dashboards. Бизнес этого делать не умеет и не знает, как это выстроить, ИТ не берется работать без требований. В результате дорогой и сложный инструмент так и забывается не изученным.

В компании нет опытного планировщика

Менеджеры в целом знакомы с этим инструментом, но в большей части работали только с диаграммами Ганта. Откровенно — мы используем Project процентов на 20%. Никто из нас не учился работе с проджектом.

Составление плана это своего рода искусство, а составление большого и сложного плана… Да, что там говорить — в плане надо учесть массу всего: трудозатраты и продолжительность задач, повторяющиеся задачи, доступность и сроки использования ресурсов, календари, а возможно подключить у этому еще и каталоги ресурсов и стандартных работ. Поэтому лучше, если курсы по профессиональному планированию посетят все менеджеры проектов, включая руководство компании.

Каков результат такого поиска «серебряной пули»:

Правильная последовательность шагов:

  1. Выполняете проект внедрения КСУП. В результате определяете понятие проект и типы проектов, ключевые процессы принятия решения, проектные роли и их ответственность, шаблоны отчетов. Проводите обучение.
  2. Отрабатываете эти документы в течение 3-6 месяцев, чтобы убедиться что процесс работает и сотрудники его понимают.
  3. Выполняете проект по определению требований и внедрению информационной системы. Приглашаете консультантов, например, нас ;). В результате разворачиваете софт, проводите его настройку, формируете роли безопасности, осуществляете миграцию данных. Проводите обучение.
  4. «Мониторите» процесс управления проектами в новой системе. Проводите доработку, если нужно.
  5. Выполняете проект по интеграции с вашей учетной системой.

Искренне желаю удачи.

Компания Проектный офис — эксперты в процессах управления проектами, автоматизации проектного менеджмента, управлении проектами заказчика (аутсорсинг).