Проектный офис: что это и какие функции он выполняет в холдинге?

Что такое Проектный офис? Статья из корпоративной газеты

Всем здравствуйте. Меня зовут Александр Кольцов. В этой статье я хочу поделиться своим опытом управления проектным офисом в крупной холдинговой структуре. Статья заинтересует тех, кто только рассматривает возможность внедрения PMO (project management office), а также уже действующих управленцев. Мне будет интересно обсудить с вами эту статью в комментариях. Так что, welcome! Главный ответ на вопрос вы получите: что такое Проектный офис, какие задачи и функции он выполняет.

Для начала введём определение. «Проектный офис» – это подразделение, которое контролирует все проекты холдинга и отвечает за развитие проектного управления. Из такого определения понятно, что речь идет о группе «проектов». Поэтому, прежде чем перейти к задачам и функциям Проектного офиса, мы должны разобраться: что понимается под «проектом» и что такое само «проектное управление»?

Что такое «проект»?

Под «проектом» наш холдинг понимает мероприятие, которое:

  • ограничено временем (не менее 3-х месяцев);
  • ограниченно бюджетом свыше 20.000$;
  • и требует участия сотрудников из нескольких компаний.
Microsoft Project: пример портфеля проектов компании

Пример Портфеля проектов

В определении есть несколько критериев. Первый из них — не менее трёх месяцев. Мы применили этот критерий потому, что более краткосрочное мероприятия вряд ли нуждается в «особых» управленческих методиках. Например, вы можете делать перенос оборудования из одного ЦОД в другой. Мероприятие важное, но достаточно «быстрое» и поэтому его можно осуществить без дополнительных процедур согласования планов, бюджетов и пр.

Критерий не менее 3 месяцев мы ввели для того, чтобы исключить из портфеля проектов очевидную мелочь

Ограничено бюджетом. Бюджет в 20К не слишком большой, согласен. Но это позволяет иногда находить мероприятия, которые являются частью большого проекта. Классический пример — закупка лицензий на CRM на сумму в 21.000$. Очевидно, что внедрение CRM должно быть проектом, у которого есть заказчик, руководитель проекта и пр.

Ограничение по бюджету позволяет сосредоточить усилия проектного офиса на действительно важных инвестициях.

Последняя часть определения особенно важна. В холдинге мероприятие, которое не выходит за рамки одной СБЕ, может управляться лично директором предприятия. Но как управлять работами, если сотрудники находятся в различных компаниях? И даже в разных часовых поясах?

Подавляющее число проектов выходит за рамки (функциональные и организационные) одного подразделения и требует дополнительной координации.

Здесь на помощь приходит управление проектами.

Что такое управление проектами?

Управление проектами – это действия менеджера, направленные на достижение целей и результатов проекта. Обратите внимание на слово «действия»: управленец делает дополнительную работу, цель которой — координировать работу других людей. Вот небольшой список «действий» менеджера проекта:

  • разработать Расписание проекта;
  • опросить заинтересованных лиц;
  • поставить задачу члену команды проекта;
  • проверить исполнение задачи;
  • контролировать изменения в проекте;
  • спланировать меры реагирования на риски и пр.
Пример процессов управления проектами

Пример процессов управления проектами: ИСР и Сетевая диаграмма

С другой стороны, управление проектами -это набор инструментов и методов, которые позволяют добиваться завершения сложных и рискованных задач в установленный срок, в рамках бюджета и получать результат с требуемым качеством. Примеры этих «специфических» инструментов:

  • Устав проекта
  • реестр рисков
  • матрица ответственности
  • Расписание проекта
  • матрица вероятностей и влияния
  • усвоенные уроки и пр.
WBS-IT-Project

Пример WBS ИТ-проекта

Cетевая диаграмма проекта

Cетевая диаграмма проекта

О том, какие методы управления должны быть применены, как нужно планировать проект и по каким параметрам его контролировать – знает Проектный офис и его сотрудники.

Что такое проектный офис в компании — это перечень проектов, которые он контролирует.

PMI PMBOK5 Processes Flowchart (2013-03-15)

Процессы управления проектами по стандарту PMBoK

Приведу пример проекта, который сейчас выполняется в холдинге. Для автоматизации управленческого и бухгалтерского учетов был инициирован проект «Автоматизация учета». Это мероприятие попадает под определение «проект» потому что:

  • длительность проекта 14 месяцев и проект имеет фиксированный срок завершения (февраль 2011 года – срок сдачи годового баланса);
  • для мероприятия утвержден бюджет свыше 20.000$ (покупка оборудования, стоимость привлечения стороннего разработчика и даже премия для команды проекта);
  • и главное – для реализации этого проекта требуется привлечь специалистов из различных компаний (финансисты, бухгалтеры, ИТ-эксперты).

Теперь мы можем разобраться, какие задачи выполняет Проектный офис?

Об этом речь пойдет ниже.

Определить проекты к инициации и добиться их запуска

Сегодня успешно выполнять проекты (в срок, в бюджет и с требуемым результатом) – уже недостаточно. Стратегические цели и ограниченные ресурсы заставляют руководителей выбирать:

  • какие проекты должны быть запущены обязательно,
  • какие только при наличии возможности,
  • а какие проекты лучше отложить «до лучших времен».

За формирование т.н. «Портфеля проектов» отвечает Проектный офис. Мы ежегодно составляем список проектов, которые потенциально могут быть инициированы, проводим анализ их сроков, стоимости, а также взаимосвязей. Предложенный Портфель проектов передается на рассмотрение Совета Директоров для принятия решения о судьбе каждого из проектов-кандидатов. Так в итоговый список попадают самые значимые и перспективные проекты, которые должны быть выполнены в следующем году.

Загрузка персонала по вахтам

Пример расписания и оценки загрузки людей в проекте

Определить список проектов, планируемых к запуску – это половина работы. Важно добиться, чтобы все запланированные к выполнению мероприятия были инициированы, т.е. прошли через ряд обязательных этапов. По каждому проекту должны быть разработаны все необходимые для запуска документы: описание целей и результатов, бюджет, расписание работ и пр. Сформировать требуемый комплект документов, помочь руководителям проектов пройти все необходимые процедурные этапы, гарантировать, что все параметры проектов обоснованы – ответственность Проектного офиса.

Отчет проектного офиса (месячный)

Предоставлять достоверную информацию обо всех проектах, выполняющихся в холдинге

Предоставлять руководству компаний достоверную и своевременную информацию о состоянии каждого проекта – ответственность Проектного офиса. Представьте себе, что в компании одновременно выполняется от 10 до 20 проектов, которыми руководят менеджеры из различных подразделений и компаний. В «традиционной» модели управления руководству, чтобы разобраться в текущем статусе каждого проекта, необходимо опросить каждого из менеджеров. Это несколько затруднительно, если учитывать, что:

  • каждый менеджер проекта интуитивно старается скрыть недостатки «своего» проекта;
  • каждый менеджер использует свой собственный формат отчета;
  • менеджер не знает, что другие проекты влияют на ход выполнения его проекта (например, ценные ресурсы могут быть недоступны;
  • недостаточный опыт управления