Внедрение Проектного офиса

 Проектный офис - это


Проектный офис — это

Что такое Проектный офис?

Проектный офис (Офис управления проектами, ОУП) – это подразделение, выполняющее контроль над всеми проектами компании, а также отвечающее за развитие и поддержку методологии проектного управления.

Также иногда выделяют понятие «Офис проекта» — подразделение, созданное на временной основе для управления конкретным проектом (как правило крупным).

В англоязычных компаниях используют термин «Project Management Office» (PMO). Также встречаются названия: project support office, programm management office и пр.

Проектный офис может входить в состав конкретного подразделения, например ИТ-Департамента. Это делается для того, чтобы упорядочить взаимодействие в нашем случае ИТ-Департамента с другими подразделениями предприятия, создать прозрачную систему наблюдения за ходом проектов.

Но гораздо чаще PMO «поднимают» на самый верх в структуре предприятия и подчиняют его Исполнительному Директору, Совету Директоров, Правлению, Наблюдательному совету. Это дает возможность Офису управления проектами получить серьезные полномочия в управлении проектами предприятия.

Роль и задачи проектного офиса

  • поддержка процессов и методологии управления проектами;
  • инициация проектов, поддерживающих стратегию компании, контроль над исполнением текущих проектов, подготовка отчетов о состоянии Портфеля проектов;
  • администрирование проектов, сопровождение документооборота по проектам;
  • документирование накопленного опыта;
  • обучение руководства и сотрудников компании технологиям управления проектами;
  • администрирование ИСУП.

Состав проектного офиса, PMO

В зависимости от сложности решаемых задач в Офисе управления проектами могут быть следующие должности:

  • Руководитель Проектного офиса
  • Руководители выделенных проектов
  • Администраторы проектов
  • Бизнес-аналитик
  • Системный архитектор
  • Специалист по сопровождению ИСУП.
Возможные должности в Проектном офисе

Альтернативный состав должностей в Проектном офисе

Количество сотрудников в PMO может сильно варьироваться. Обычно критериями выступают:

  • количество проектов, контролируемых Проектным офисом. Чем больше проектов, тем выше нагрузка на PMO.
  • функции PMO на проектах. Если сотрудники Офиса управления проектами не принимают личного участия в проектах, то нагрузка меньше.
  • наличие выделенных проектов, управление которыми выполняется лично сотрудниками Офиса управления проектами.
  • степень бюрократизации процесса управления проектами.

Из нашего опыта, для компаний до 100 человек и с количеством проектов до 20 штук, двух сотрудников Офиса управления проектами достаточно.

 

Мы предлагаем комплексную услугу по внедрению корпоративной системы управления проектами (КСУП). Внедрение проектного офиса входит в эту услугу.

 

Регламент работы Проектного офиса

Регламент работы Проектного офиса — это нормативный документ, который описывает процессы управления проектами, шаблоны и формы, проектные роли и их ответственность. На практике такой документ разрабатывается в рамках проекта внедрения КСУП.

В зависимости от поставленной задачи Регламент работы Проектного офиса может состоять из следующих разделов:

  • Определение термина «проект»
  • Проектные роли и их ответственность
  • Процессы инициации проектов
  • Процессы планирования проектов
  • Процессы исполнения
  • Процессы контроля проектов,  KPI
  • Процессы закрытия
  • Шаблоны и формы
  • Инструкция по работе с ИСУП.

Преимущества внедрения Проектного офиса

Каждое внедрение PMO может дать вам те преимущества, которые вы от него ожидаете. Если вы сомневаетесь в необходимости появления этого подразделения, то попробуйте посмотреть на список ожиданий, которые сформулировали наши клиенты.

  • иметь независимый и компетентный источник информации о положении дел в проекте;
  • иметь возможность инициировать проекты, которые поддерживают стратегию компании, а также согласованны между собой;
  • поручить управление проектом профессиональным сотрудникам. Снять непрофильную загрузку с менеджеров предприятия;
  • иметь возможность заранее прогнозировать отклонения в проекте.
  • понимать, как проекты связаны со стратегией предприятия;
  • иметь возможность прогнозировать и контролировать полученный эффект от проектов.

 

Ознакомьтесь с моей статьей Что такое проектный офис в холдинге? Я подробно описал, как PMO работает в сложной организационной структуре.

 

Этапы внедрения Проектного офиса

  1. Оценка зрелости компании в  управлении проектами
  2. Аудит текущих проектов. Формирование Реестра проектов
  3. Диагностика и формирование корпоративного Реестра ресурсов
  4. Обучение высшего руководства компании. Сбор требований к работе Проектного офиса
  5. Разработка Положения о Проектном офисе компании
  6. Разработка должностных инструкций администраторов Проектного офиса
  7. Помощь в поиске и отборе кандидатов в Проектный офис
  8. Обучение и аттестация сотрудников Проектного офиса
  9. Разработка форм отчетов Проектного офиса
  10. Внедрение Проектного офиса в эксплуатацию
  11. Сопровождение Проектного офиса в течение согласованного периода времени.

Ссылки, которые вам могут быть полезны

Нужна консультация?

Мы благодарны нашим клиентам за доверие!

©2018 «Проектный Офис» все права защищены

Проектный офис Профессиональное управление проектами
Проектный офис Профессиональное управление проектами

Log in with your credentials

Forgot your details?