5 трюков в Microsoft Project, о которых вы могли и не знать

В этой статье вы найдете примеры решения управленческих задач с помощью Microsoft Project 2010 и более старшей версии. Будем идти от простого к сложному. /update поправил картинки/
Наша компания регулярно проводит курсы и тренинги по управлению проектами. Следите за нашим разделом «Расписание».

1. Как учесть отпуск сотрудника в проекте?
Летний период регулярно подбрасывает руководителю проекта ситуацию, когда сотрудник внезапно выбывает из проекта. Как правильно это отразить в расписании проекта?

Отличное решение — использовать Календарь сотрудника.

1. Перейдите в Лист ресурсов
2. Откройте свойства ресурса и перейдите в раздел «Изменить рабочее время»
3. Теперь вы можете указать, в какой период времени ваш сотрудник будет недоступен и почему.

Аналогично можно отразить командировки, болезни или другие причины отсутствия.

Сведения о ресурсе

Должен вас предупредить, что сроки и работы однозначно «поедут» и вам придется вносить коррективы в оставшиеся работы.

PS. Если вы используете «взрослую версию», то функция «Изменить рабочее время» вам будет недоступна. Поэтому откройте Календарь сотрудника непосредственно из сервера проектов.

2. Как быстро заменить работы «выбывшего» сотрудника на другого члена команды?
Пусть сотрудник заболел (с кем не бывает), но что же делать с оставшимися работами в проекте? Как правильно заменить все назначения данного ресурса на другого?

В решении этого вопроса вам поможет форма «Назначение ресурсов«, «горячее» сочетание клавиш Alt+F10.

1. Перейдите в представление «Диаграмму Ганта»
2. Любым удобным для вас способом отфильтруете все задачи, в которых назначен заболевший сотрудник
3. Выделите все задачи и вызовите форму «Назначение ресурсов» или нажмите Alt+F10.
4. Выберите сотрудника к замене. Нажмите «заменить» и укажите на кого именно.

2.1 Фильтр нужного сотрудника

Форма «Назначение ресурсов» — лучший способ массовой замены назначений в расписании. Также несомненное преимущество данного метода в возможности заменить ресурс в уже исполняющейся задаче.

2.2 Форма Назначение ресурсов

Замена сотрудника в проекте MS Project

3.Трюки в Microsoft Project. Как быстро найти отстающие задачи?
Руководитель проекта редко просматривает все задачи своего проекта. Чаще всего внимание менеджера вызывают только опаздывающие задачи. Какой способ вывести только запаздывающие задачи подойдет лучше?

Способов много, но мне на первое место я поставлю использование фильтра «Задачи с задержкой». Этот фильтр выводит задачи, которые отстают от графика (либо их состояние не актуализировано).

3.1 Задачи с задержкой

Способ другой. Гурманы MS Project используют более сложное действие: выводят поле «Отклонение окончания» и фильтруют отстающие задачи по нему.

Также в дополнение к способу 2 я использую фильтр «Диапазон дат«, который показывает только нужное мне «временное окно» (как правило от текущей пятницы плюс 2 недели).

Должен предупредить: использование всех предложенных методов требует сохраненного «базового плана». Не знаете что такое «базовый план» или не совсем понимаете как он работает? Дочитайте статью до конца.

4. Как правильно выровнять ресурсы в Microsoft Project?
Выравнивание ресурсов — сложный управленческий алгоритм из 5 шагов, в котором только 4 и 5 шаги выполняются в Microsoft Project. Процедуру выравнивания ресурсов я подробно объясняю в ходе онлайн курса по изучению Microsoft Project. Или получите внедрение Microsoft Project на вашем предприятии.

Порядок действий в Microsoft Project:
1. Добавьте в представление «Диаграмма Ганта«: поля «Приоритет» и «Допускается прерывание при выравнивании» (на скриншоте название поля сокращено для удобства).
2. Заполните поле «Приоритет«.

Рекомендация опытного менеджера: используйте значения 100 (для неважных) и 800 (для первоочередных) задач. Цифры не важны, но важно сохранить принцип для всех задач.

3. Для задач с приоритетом 100 установите признак «Допускается прерывание при выравнивании«.

Вот такая у вас должна быть «картинка»:

4.1 Выравнивание ресурсов (исходное положение)

Теперь можете приступить к выравниванию задач с помощью автоматического алгоритма.

Не получилось? Очень вероятно. Повторю: выравнивание ресурсов — алгоритм из 5 шагов, в котором только 4 и 5 шаги требуют использования MS Project. Как узнать «полный алгоритм»? Дочитайте статью до конца.

4.2 Выравнивание ресурсов (положение после выравнивания)

4.3 Выравнивание ресурсов (Планировщик работы группы после выравнивания)

5. Трюки в Microsoft Project. Как определить сотрудников, пожирающих общий резерв трудозатрат? Метод для продвинутых менеджеров.

Данный метод предназначен для опытных и продвинутых менеджеров, которые хотят оптимизировать рабочее время своих сотрудников на проекте, найти источники потерь.

Представьте, что в вашем проекте есть утвержденная сумма трудозатрат, например 1400 человеко-часов. Команда знает, что оценка каждой операции всегда есть сумма двух слогаемых: время на выполнение задачи и резерв на неизвестное (т.н. «сержантский запас»).

Команда договорилась, что весь график работ будет составлен по оптимистическому сценарию, т.е. без учета резервов на неизвестное. «А где же сержантский запас?», — спросите вы. Все резервы команда объединяет в общий резерв и вставляет его на критический путь проекта, подпитывая контрольную веху. Смотрите скриншот.

5.1 Использование общего резерва

Что происходит дальше?

Команда приступает к операциям и начинает измерять фактически затраченное время. Если задача занимает времени больше, чем предполагал оптимистический сценарий, то дефицит пополняется за счет общего резерва. В ситуации, когда задача заняла меньше времени, чем было спланировано, то излишек пополняет общий резерв.

С помощью цветовых индикаторов в Microsoft Project можно выделить сотрудников, чья работа ведет к «пожиранию» резерва. Пристальное внимание, обучение, необходимость двойного контроля — возможные способы устранения потерь.

Преимущества метода:

• команда дает оценки в двух составляющих (оптимистический сценарий и резерв)
• контрольная веха проекта максимально защищена от сдвига
• можно оценить степень риска проекта на дату (посчитать остаток резерва и разделить его на плановую сумму резерва).

Желаю вам удачи!

В этой статье я рассказал о том, какие трюки в MS Project вы можете самостоятельно использовать.

Компания «Проектный офис» — профессиональное вашими управление проектами, интересное обучение, постановка процессов управления на вашем предприятии.