Учредитель нашей компании Александр Кольцов в партнерстве с компанией «Кредо-Диалог» завершили внедрение системы управления проектами для организации Промтранспроект (г. Вологда, Россия). Внедрение выполнялось на базе платформы CREDO Менеджмент.
CREDO Менеджмент — это программная платформа, разработанная компанией «Кредо-Диалог», Республика Беларусь. Программный продукт автоматизирует календарно-сетевое и ресурсное планирование, создание проектов по шаблону, хранение и совместный доступ к проектной документации, а также управление рабочими процессами (Work Flow).
Кто наш клиент?
Промтранспроект — это проектно-изыскательский институт, который специализируется на выполнении ПИР при строительстве автомобильных дорог. Институт расположен в городе Вологда, Российская Федерация. Количество одновременно выполняющихся проектов свыше 40. Каждый проект содержит порядка 350 задач. В ходе проектов разрабатывается комплект проектной документации (~500 документов), который содержит схемы, чертежи, пояснительные записки, результаты экспертизы и пр.
В организации трудится почти 200 человек (ГИПы, геологи, проектировщики, геодезисты и пр.). Это молодой и общительный коллектив, работать с которым было очень увлекательно.
Постановка задачи
- Предоставить инструмент, который позволит директору института контролировать все проекты предприятия по наиболее критичным событиям
- Автоматизировать процессы совместной работы сотрудников над проектной документацией
- Реализовать механизм планирования сверху-вниз:
- Главный инженер проекта определяет этапы проекта, назначает их руководителей, определяет крайние сроки выполнения этапов
- Руководители этапов разделяют свои этапы на подэтапы, назначают своих сотрудников на выполнение задач
- Каждый исполнитель отчитывается своему руководителю этапа о выполнении работ
- Предоставить возможность создавать планы проектов по шаблону
- Обучить сотрудников предприятия основам проектного управления, а также использованию программной платформы CREDO Менеджмент.
Как решали задачу?
Наш клиент расположен в России, а это значит было необходимо спланировать работы так, чтобы «уложиться» в плановое число визитов. Мы смогли выполнить внедрение за один пятидневный визит. Итак, что мы проделали:
- Подготовили Положение об управлении проектами, в котором учли все особенности предприятия, их подходы к отслеживанию проектов, классификацию проектов, привычные названия объектов и пр. При подготовке документа мы использовали опросник из 30 вопросов, который мы направили нашему клиенту по электронной почте.
- Развернули информационную систему, настроили доступ к данным сотрудникам в соответствии с их ролью
- Провели обучение для ГИПов и начальников отделов, а также для исполнителей. Отдельно провели обучение для руководителя организации по использованию специализированного приложения «Сводка».
- Провели миграцию данных (календарные планы, проектная документация) в новую систему
- Подготовили и согласовали приказ о запуске системы в промышленную эксплуатацию, утвердив Положение об управлении проектами, ответственных за поддержку шаблонов в системе, даты завершения работ по наполнению системы данными.
Эффект от внедрения?
Чтобы объяснить с помощью цифр и метрик эффект от внедрения, мы должны были бы сделать замеры в начале нашей работы. Однако, в силу разных объективных и субъективных причин, мы не стали уделять время на описание и измерение ситуации «как есть». Тем не менее, есть явные улучшения в работе нашего клиента:
- Экономия времени руководства института и его сотрудников. Раньше руководству приходилось каждую неделю проводить многочасовую планерку, чтобы получить информацию о состоянии всех проектов. Сейчас это можно сделать без сбора дорогостоящих специалистов, просто открыв Приложение. Раньше сотрудники готовили планы проектов вручную, а сейчас делают их с использованием общих шаблонов. Экономию времени можно сравнить с полетом над Сибирью реактивным самолетом или на электричке.
- Эффект в повышении надежности хранения данных, большая производительность исполнителей. До внедрения СУП рабочая документация хранилась на сетевом диске, в ноутбуках специалистов, на флешках и пр. носителях информации. Регулярно возникали ситуации, когда смежное подразделение работало, используя неактуальную информацию об объекте. Такие «досадные» ошибки приводили к необходимости переделывать много работы. После внедрения все сотрудники работали с информацией, которая хранится в общем хранилище. Стал возможен поиск документов по любым параметрам, что ускорило работу исполнителей.
- Предприятие получило конкурентное преимущество на рынке. Сейчас у нашего клиента есть дополнительный аргумент при участии в конкурсах на выбор проектировочной организации: наши процессы проектирования автоматизированы, а процесс управления налажен. Мелочь вы считаете? Мы считаем, что мелочей не бывает в таких вопросах!
Компания Проектный офис проводит профессиональные курсы по управлению проектами, внедряет автоматизированные системы управления проектами, выполняет работы по управлению проектами Заказчика (аутсорсинг).
В завершении — несколько снимков Вологды, ее жителей, нашего клиента и пр. Хорошего просмотра!
