PR Проектного офиса в компании

Зачем нужен PR Проектному офису?

Не секрет, что от вовлеченности руководства в работу Проектного офиса зависит приживется система управления проектами или нет. Поэтому использование инструментов, речь о которых пойдет ниже, является своеобразным отчетом о нашей активности. Также часто руководство принимает решение о целесообразности существования Проектного офиса на основе мнения сотрудников, которые принимают участие в проектах компании. И поэтому мнение этой категории людей тоже очень важно.

Целевая аудитория Проектного офиса:

— Руководители проектов – менеджеры, которые несут ответственность за управление проектом и его успешность;

— Заказчики проектов – менеджеры, которые являются «владельцами результатов» и отвечают за использование результатов проекта в операционном бизнесе;

— Спонсоры – группа людей, отвечающая за принятие решений о старте и закрытии проекта, а также за соответствие проекта стратегическим целям компании;

— Участники проектов – все сотрудники, которые принимают участие в проектах, выполняя свои задачи и получая за них бонус (или не получая).

Методы

Несколько методов, отсортированных по частоте использования (от большей частоты к меньшей)

• Отчеты о статусе проектов и регулярное информирование команды. Выполняется строго 2 раза в месяц. Заказчики получают отчеты о состоянии своих проектов. Каждый отчет содержит «выжимку» новостей по проекту, список вопросов или проблем к Заказчику, а также состояние всех атрибутов проекта (результаты, сроки и бюджет). Команда проекта получает аналогичный отчет и обновленное расписание проекта.
• Обучение по управлению проектами – проводится не реже 1 раза в квартал. Наиболее востребованные темы – «Общее управление проектами», а также «Корпоративная система управления проектами в компании». Проводится для всех новых топ-менеджеров, а также для «подающих надежды сотрудников».

• Dash-board для руководства – это обычный отчет о состоянии Портфеля проектов, но представленный в виде web-отчета, который, кроме обычной информации, содержит цветные индикаторы и графики с тенденцией выполнения проекта. Смотрится интересно и увлекательно.

• Рабочие узлы проектов и сайт Проектного офиса. Достаточно действенный механизм при внедрение Microsoft Project Server любой версии. Технология позволяет использовать рабочие узлы Share Point для хранения документации по каждому проекту. Приучить команду проекта пользоваться рабочими узлами достаточно сложно, но зато эффект впечатляет. Проектный офис также имеет свой рабочий узел, на котором хранит все нормативные документы, контакты руководителей проектов, а также усвоенные уроки. Я часто в добавляю ссылку на рабочий узел Проектного офиса в сообщения электронной почты, что также усиливает эффект.

• База знаний «усвоенных уроков» по проектам. При формальном закрытии проекта оформляется специальный документ, который структурированным образом опрашивает руководителя проекта о том, какой положительный и отрицательный опыт был получен при выполнении проекта. Читать такие документы очень интересно и познавательно. В одной компании документ «Усвоенные уроки» занимал под десяток страниц хорошо структурированного текста. Принимать клиента по такому проекту после прочтения документа было очень удобно.
• Библиотека по управлению проектами – самая обычная книжная полка, на которой хранятся книги, посвященные тематике project management. Чтобы книжки не «уходили как дети в школу», один из администраторов РМО ведет лист приема/выдачи литературы. Информация о новых поступлениях рассылается через электронную почту и прочие PR-средства.

• Бюллетень Проектного офиса – периодическое издание, выпускаемое Проектным офисом на тему проектного управления в компании. Я готовил бюллетень в Microsoft Publisher и направлял сотрудникам через электронную почту. Позволяет привлечь внимание к проблемам по проектам и  проектному менеджменту в целом. В виду постоянного отсутствия ресурсов и трудоемкости, этот метод наименее часто использую. А жаль.

Буду рад, если кто-то поделится своими PR-средствами и предложит дополнения к предложенному списку.

Удачи!