Проектный офис: что это и какие функции он выполняет в холдинге?

Что такое Проектный офис? Статья из корпоративной газеты

Всем здравствуйте. Меня зовут Александр Кольцов. В этой статье я хочу поделиться своим опытом управления проектным офисом в крупной холдинговой структуре. Статья заинтересует тех, кто только рассматривает возможность внедрения PMO (project management office), а также уже действующих управленцев. Мне будет интересно обсудить с вами эту статью в комментариях. Так что, welcome! Главный ответ на вопрос вы получите: что такое Проектный офис, какие задачи и функции он выполняет.

Для начала введём определение. «Проектный офис» – это подразделение, которое контролирует все проекты холдинга и отвечает за развитие проектного управления. Из такого определения понятно, что речь идет о группе «проектов». Поэтому, прежде чем перейти к задачам и функциям Проектного офиса, мы должны разобраться: что понимается под «проектом» и что такое само «проектное управление»?

Что такое «проект»?

Под «проектом» наш холдинг понимает мероприятие, которое:

• ограничено временем (не менее 3-х месяцев);
• ограниченно бюджетом свыше 20.000$;
• и требует участия сотрудников из нескольких компаний.

Пример Портфеля проектов

В определении есть несколько критериев. Первый из них — не менее трёх месяцев. Мы применили этот критерий потому, что более краткосрочное мероприятия вряд ли нуждается в «особых» управленческих методиках. Например, вы можете делать перенос оборудования из одного ЦОД в другой. Мероприятие важное, но достаточно «быстрое» и поэтому его можно осуществить без дополнительных процедур согласования планов, бюджетов и пр.

Критерий не менее 3 месяцев мы ввели для того, чтобы исключить из портфеля проектов очевидную мелочь

Ограничено бюджетом. Бюджет в 20К не слишком большой, согласен. Но это позволяет иногда находить мероприятия, которые являются частью большого проекта. Классический пример — закупка лицензий на CRM на сумму в 21.000$. Очевидно, что внедрение CRM должно быть проектом, у которого есть заказчик, руководитель проекта и пр.

Ограничение по бюджету позволяет сосредоточить усилия проектного офиса на действительно важных инвестициях.

Последняя часть определения особенно важна. В холдинге мероприятие, которое не выходит за рамки одной СБЕ, может управляться лично директором предприятия. Но как управлять работами, если сотрудники находятся в различных компаниях? И даже в разных часовых поясах?

Подавляющее число проектов выходит за рамки (функциональные и организационные) одного подразделения и требует дополнительной координации.

Здесь на помощь приходит управление проектами.

Что такое управление проектами?

Управление проектами – это действия менеджера, направленные на достижение целей и результатов проекта. Обратите внимание на слово «действия»: управленец делает дополнительную работу, цель которой — координировать работу других людей. Вот небольшой список «действий» менеджера проекта:

• разработать Расписание проекта;
• опросить заинтересованных лиц;
• поставить задачу члену команды проекта;
• проверить исполнение задачи;
• контролировать изменения в проекте;
• спланировать меры реагирования на риски и пр.

Пример процессов управления проектами: ИСР и Сетевая диаграмма

С другой стороны, управление проектами -это набор инструментов и методов, которые позволяют добиваться завершения сложных и рискованных задач в установленный срок, в рамках бюджета и получать результат с требуемым качеством. Примеры этих «специфических» инструментов:

• Устав проекта
• реестр рисков
• матрица ответственности
• Расписание проекта
• матрица вероятностей и влияния
• усвоенные уроки и пр.

Пример WBS ИТ-проекта

Cетевая диаграмма проекта

О том, какие методы управления должны быть применены, как нужно планировать проект и по каким параметрам его контролировать – знает Проектный офис и его сотрудники.

Что такое проектный офис в компании — это перечень проектов, которые он контролирует.

Процессы управления проектами по стандарту PMBoK

Приведу пример проекта, который сейчас выполняется в холдинге. Для автоматизации управленческого и бухгалтерского учетов был инициирован проект «Автоматизация учета». Это мероприятие попадает под определение «проект» потому что:

• длительность проекта 14 месяцев и проект имеет фиксированный срок завершения (февраль 2011 года – срок сдачи годового баланса);
• для мероприятия утвержден бюджет свыше 20.000$ (покупка оборудования, стоимость привлечения стороннего разработчика и даже премия для команды проекта);
• и главное – для реализации этого проекта требуется привлечь специалистов из различных компаний (финансисты, бухгалтеры, ИТ-эксперты).

Теперь мы можем разобраться, какие задачи выполняет Проектный офис?

Об этом речь пойдет ниже.

Определить проекты к инициации и добиться их запуска

Сегодня успешно выполнять проекты (в срок, в бюджет и с требуемым результатом) – уже недостаточно. Стратегические цели и ограниченные ресурсы заставляют руководителей выбирать:

• какие проекты должны быть запущены обязательно,
• какие только при наличии возможности,
• а какие проекты лучше отложить «до лучших времен».

За формирование т.н. «Портфеля проектов» отвечает Проектный офис. Мы ежегодно составляем список проектов, которые потенциально могут быть инициированы, проводим анализ их сроков, стоимости, а также взаимосвязей. Предложенный Портфель проектов передается на рассмотрение Совета Директоров для принятия решения о судьбе каждого из проектов-кандидатов. Так в итоговый список попадают самые значимые и перспективные проекты, которые должны быть выполнены в следующем году.

Пример расписания и оценки загрузки людей в проекте

Определить список проектов, планируемых к запуску – это половина работы. Важно добиться, чтобы все запланированные к выполнению мероприятия были инициированы, т.е. прошли через ряд обязательных этапов. По каждому проекту должны быть разработаны все необходимые для запуска документы: описание целей и результатов, бюджет, расписание работ и пр. Сформировать требуемый комплект документов, помочь руководителям проектов пройти все необходимые процедурные этапы, гарантировать, что все параметры проектов обоснованы – ответственность Проектного офиса.

Предоставлять достоверную информацию обо всех проектах, выполняющихся в холдинге

Предоставлять руководству компаний достоверную и своевременную информацию о состоянии каждого проекта – ответственность Проектного офиса. Представьте себе, что в компании одновременно выполняется от 10 до 20 проектов, которыми руководят менеджеры из различных подразделений и компаний. В «традиционной» модели управления руководству, чтобы разобраться в текущем статусе каждого проекта, необходимо опросить каждого из менеджеров. Это несколько затруднительно, если учитывать, что:

• каждый менеджер проекта интуитивно старается скрыть недостатки «своего» проекта;
• каждый менеджер использует свой собственный формат отчета;
• менеджер не знает, что другие проекты влияют на ход выполнения его проекта (например, ценные ресурсы могут быть недоступны;
• недостаточный опыт управления проектами может привести к искажению информации, невозможности посмотреть на ситуацию сверху.

Пример отчета о статусе проекта

Проектный офис является независимым источником информации о выполнении всего Портфеля проектов в целом и ходе каждого проекта в частности. Чтобы понимать и правильно оценивать фактический ход работ проекта, Проектный офис принимает участие во всех совещаниях, участвует в принятии решений, помогает руководителям проектов в ведении документации. Один раз в две недели Проектный офис готовит отчет для Заказчика о состоянии проекта, в котором указывает:

• какие изменения произошли в проекте за последний отчетный период;
• статус получения ключевых результатов проектов;
• информация об освоении бюджета;
• вопросы и проблемы, требующие участия Заказчика;
• и др.

Единая для всех проектов форма отчета, несомненно, упрощает восприятие информации менеджерами.
Также один раз в две недели Проектный офис информирует Спонсоров о состоянии всего Портфеля проектов. В отчете обобщается информация о ходе всех проектов, а также описываются факторы, которые негативно могут повлиять на весь Портфель в целом. Своевременность и беспристрастность предоставленной информации – один из главных факторов доверия к Проектному офису.

Проектный офис предоставляет простые и наглядные отчеты высшему руководству

Контролировать и закрывать проекты

Проекты редко (почти никогда) выполняются в соответствии с планом. Причин этому можно назвать несколько:

• некачественное планирование на этапе инициации;
• внешние негативные факторы (риски)
• изменения в проекте;
• низкая исполнительская дисциплина команды проекта;
• отсутствие опыта управления проектами.

Проектный офис имеет возможность снизить влияние каждого из перечисленных факторов:

• Расписание проекта разрабатывается опытным планировщиком, который имеет опыт подобной работы и может предложить наиболее адекватную модель реализации. Расписание проекта обновляется еженедельно с помощью руководителя проекта, изменения доводятся до команды проекта.
• Управление факторами, которые могут привести к негативным последствиям для проекта («рисков»), обеспечивается Проектным офисом с использованием современных методик и даже систем автоматизации. Благодаря тому, что Проектный офис принимает участие во всех проектах, у него есть возможность отслеживать влияние одного проекта на другой и предотвращать подобные ситуации.
• Иногда постановка проектной задачи меняется по инициативе Заказчика. Это связано с необходимостью сделать результаты проект максимально полезными для бизнеса. Проектный офис отвечает за то, чтобы не допустить бесконтрольного изменения содержания проекта и превышения срока завершения и бюджета проекта.
• Каждый участник проекта регулярно получает список своих задач, информацию о выполнении работ другими сотрудниками, а также отчет о статусе проекта. В случае возникновения проблем или конфликта интересов, Проектный офис предпринимает все меры к сглаживанию ситуации и дальнейшему продолжению работ.
• Для повышения знаний руководителей проектов об управлении проектами, Проектный офис регулярно проводит обучение менеджеров (об этом речь пойдет ниже). Положительный и негативный опыт реализации проектов документируется и доводится до всех руководителей. Это позволяет накапливать знания и применять их в следующих проектах.

Проектный офис — это центр обучения технологиям управления проектами

Самостоятельное изучение корпоративных стандартов по управлению проектами, а тем более и просто сторонних методик, является малоэффективным. Для того, чтобы каждый менеджер понимал особенности проектной деятельности, роли главных участников проектов, владел такими понятиями как «жизненный цикл проекта», Проектный офис регулярно проводит обучение технологиям управления проектами. Подготовка менеджеров проводится на основе решения реальных кейсов и практических задач, что гарантирует итоговый результат. Каждая пройденная тема заканчивается списком из пяти проверочных вопросов, а по итогам обучения менеджер сдает тест из 30 вопросов по всему материалу.

Пример карьерной лестницы руководителя проекта и руководителя проектного офиса

Важно, что менеджеры изучают не только саму дисциплину, но и ее применение и особенности в холдинге. Вот пример одного из вопросов: «В ходе проекта Заказчик настаивает на необходимости включить в проект результат, который не вошел в Устав проекта. Ваши действия…». Варианты ответов:

А) Внесете изменения в Устав, потому что Заказчик отвечает за формулирование требований и приемку результатов проекта;

Б) Откажите Заказчику, так как Устав проекта утвержден Советом Директоров и его изменение не входит в компетенцию Заказчика;

В) Подготовите Запрос на изменение проекта, в котором опишите требуемое изменение, проведете работу по оценке влияния изменения на параметры проекта;

Г) Вынесите рассмотрение вопроса на Совет Директоров.

Принять участие в обучении управлению проектами может каждый менеджер нашего холдинга. Для этого достаточно просто обратиться к руководителю Проектного офиса.

Мы посмотрели с вами что такое Проектный офис и какие функции, задачи он выполняет. Надеюсь, что у вас теперь получится внедрить его самостоятельно. Если остались вопросы, пишите мне или ознакомьтесь с услугами:

• Внедрение корпоративной системы управления проектами (КСУП)
• Внедрение Проектного офиса
• Курс: «Корпоративная система управления проектами для топ-менеджеров»