Внедрение Проектного офиса

Проектный офис — это

Что такое Проектный офис?

Проектный офис (Офис управления проектами, ОУП) – это подразделение, выполняющее контроль над всеми проектами компании, а также отвечающее за развитие и поддержку методологии проектного управления.

Также иногда выделяют понятие «Офис проекта» — подразделение, созданное на временной основе для управления конкретным проектом (как правило крупным).

В англоязычных компаниях используют термин «Project Management Office» (PMO). Также встречаются названия: project support office, programm management office и пр.

Проектный офис может входить в состав конкретного подразделения, например ИТ-Департамента. Это делается для того, чтобы упорядочить взаимодействие в нашем случае ИТ-Департамента с другими подразделениями предприятия, создать прозрачную систему наблюдения за ходом проектов.

Но гораздо чаще PMO «поднимают» на самый верх в структуре предприятия и подчиняют его Исполнительному Директору, Совету Директоров, Правлению, Наблюдательному совету. Это дает возможность Офису управления проектами получить серьезные полномочия в управлении проектами предприятия.

Роль и задачи проектного офиса

поддержка процессов и методологии управления проектами;
инициация проектов, поддерживающих стратегию компании, контроль над исполнением текущих проектов, подготовка отчетов о состоянии Портфеля проектов;
администрирование проектов, сопровождение документооборота по проектам;
документирование накопленного опыта;
обучение руководства и сотрудников компании технологиям управления проектами;
администрирование ИСУП.

Состав проектного офиса, PMO

В зависимости от сложности решаемых задач в Офисе управления проектами могут быть следующие должности:

Руководитель Проектного офиса
Руководители выделенных проектов
Администраторы проектов
Бизнес-аналитик
Системный архитектор
Специалист по сопровождению ИСУП.

Альтернативный состав должностей в Проектном офисе

Количество сотрудников в PMO может сильно варьироваться. Обычно критериями выступают:

количество проектов, контролируемых Проектным офисом. Чем больше проектов, тем выше нагрузка на PMO.
функции PMO на проектах. Если сотрудники Офиса управления проектами не принимают личного участия в проектах, то нагрузка меньше.
наличие выделенных проектов, управление которыми выполняется лично сотрудниками Офиса управления проектами.
степень бюрократизации процесса управления проектами.

Из нашего опыта, для компаний до 100 человек и с количеством проектов до 20 штук, двух сотрудников Офиса управления проектами достаточно.

Мы предлагаем комплексную услугу по внедрению корпоративной системы управления проектами (КСУП). Внедрение проектного офиса входит в эту услугу.

Регламент работы Проектного офиса

Регламент работы Проектного офиса — это нормативный документ, который описывает процессы управления проектами, шаблоны и формы, проектные роли и их ответственность. На практике такой документ разрабатывается в рамках проекта внедрения КСУП.

В зависимости от поставленной задачи Регламент работы Проектного офиса может состоять из следующих разделов:

Определение термина «проект»
Проектные роли и их ответственность
Процессы инициации проектов
Процессы планирования проектов
Процессы исполнения
Процессы контроля проектов, KPI
Процессы закрытия
Шаблоны и формы
Инструкция по работе с ИСУП.

Преимущества внедрения Проектного офиса

Каждое внедрение PMO может дать вам те преимущества, которые вы от него ожидаете. Если вы сомневаетесь в необходимости появления этого подразделения, то попробуйте посмотреть на список ожиданий, которые сформулировали наши клиенты.

иметь независимый и компетентный источник информации о положении дел в проекте;
иметь возможность инициировать проекты, которые поддерживают стратегию компании, а также согласованны между собой;
поручить управление проектом профессиональным сотрудникам. Снять непрофильную загрузку с менеджеров предприятия;
иметь возможность заранее прогнозировать отклонения в проекте.
понимать, как проекты связаны со стратегией предприятия;
иметь возможность прогнозировать и контролировать полученный эффект от проектов.

Ознакомьтесь с моей статьей Что такое проектный офис в холдинге? Я подробно описал, как PMO работает в сложной организационной структуре.

Этапы внедрения Проектного офиса

Оценка зрелости компании в управлении проектами
Аудит текущих проектов. Формирование Реестра проектов
Диагностика и формирование корпоративного Реестра ресурсов
Обучение высшего руководства компании. Сбор требований к работе Проектного офиса
Разработка Положения о Проектном офисе компании
Разработка должностных инструкций администраторов Проектного офиса
Помощь в поиске и отборе кандидатов в Проектный офис
Обучение и аттестация сотрудников Проектного офиса
Разработка форм отчетов Проектного офиса
Внедрение Проектного офиса в эксплуатацию
Сопровождение Проектного офиса в течение согласованного периода времени.