Аудит критического проекта

Аудит проекта — что это?

Что такое аудит проекта и его процессов управления?

Проведение аудита часто происходит тогда, когда у Заказчика нет четкого представления о положении дел в критически важном проекте. Например, ИТ-внедрение сложной системы биллинга было рассчитано на 2 года. Однако, по завершению 14 месяцев, команда проекта затрудняется ответить, сколько еще времени нужно для завершения работ. Сколько времени еще нужно для завершения проекта — непонятно.

Другой пример. Компанию, которая разрабатывает сложные технологические устройства, хочет приобрести инвестор. В компании уже выполняется контракт, «завалить» который означает поставить под сомнение всю репутацию её менеджмента. В таком случае запрашивается независимая экспертиза (аудит) проекта и его процессов.

Аудит проекта — это независимая оценка состояния проекта всех параметров проекта. Аудит проводится на соответствие авторитетному стандарту управления проектами. Иногда проводится сравнение с несколькими стандартами, чтобы показать все тонкости сложившегося процесса.

Аудит процессов управления — это проверка, как команда проекта (Руководитель, Заказчик, участники) выполняют свою роль в проекте. Аудит должен выявить, насколько эффективно организованы все процессы управления (инициация, планирование, контроль, мониторинг). Если появляются несоответствия, то аудитор дает рекомендации.

В каких случаях проводят Аудит проекта?

В целом аудит проекта проводят в следующих случаях:

1. Проект критически важен для организации и нужно повысить вероятность его успешного завершения.
2. Происходит передача проекта от одной команды другой и требуется знать фактическое состояние проекта.
3. Проведение регулярного аудита является требованием Спонсора проекта и одним из условий финансирования.

Пример листа аудита в соответствии с требованиями стандарта PMBoK.

Аудит команды проекта

Часто у клиентов возникает необходимость оценить компетенции сотрудников, которые активно вовлечены в реализацию проектов. Это как правило руководители проектов, перспективные менеджеры, начальники отделов и управлений.

Аудит команды — независимая оценка управленческих компетенций каждого сотрудника. В результате по каждому сотруднику формируется карта компетенций с рекомендациями по личностному развитию.

Сложность в проведении такого вида аудита — необходимость деликатно и объективно оценить лучшие стороны каждого человека, сформировать ему индивидуальные программы обучения.

Лист аудитора (пример).

Какие стандарты мы используем?

• PMBoK
• Prince2
• Scrum
• ГОСТы
• методологию самого заказчика.

Диаграмма оценки процессов в соответствии со стандартом PMBoK

Аудитор почти никогда не высказывает свое субъективное мнение. Только если об этом его попросит сам заказчик.

Как проводится аудит?

В целом процесс аудита можно разделить на 3 этапа:

1. Подготовка к аудиту
2. Проведение аудита
3. Выработка рекомендаций

Пример методики проведения аудита процессов компании

Процесс подготовки достаточно стандартный. Проводятся встречи с заказчиком, выясняются причины и цели проведения экспертизы, документируются ожидания. Важной частью в подготовке является знакомство с персоналом и установление доброжелательных взаимоотношений. Результат подготовки — это согласованный план аудита, который включает в себя:

• список опрашиваемых лиц;
• список запрашиваемых документов;
• даты проведения встреч;
• и пр.

Проведение аудита проводится по согласованному плану аудита. На практике аудит проводится за 2-3 недели. Каждое интервью документируется. Документы, переданные аудитору, также изучаются и обсуждаются. Если аудиторов двое и больше, то время на оценку можно сократить. В ходе аудита мы задаем множество вопросов, цель которых — понять, как именно сотрудник выполняет свои функции, насколько эффективен этот процесс. Наиболее важные шаги проверяются и перепроверяются, чтобы быть полностью уверенным в своих выводах.

Выработка рекомендаций — заключительный этап в нашей работе. Все результаты проведенных интервью сводятся в единый документ, каждому сотруднику делается персональная оценка. Для всех найденных недостатков формируются предложения по улучшению ситуации. Сотрудникам предлагается индивидуальный план обучения и развития.

В результате аудита Заказчик получает:

1. Независимое заключение о ходе проекта (содержание, сроки, стоимость)
2. Оценку процессов управления проектами и план мероприятий по устранению несоответствий
3. Анализ рисков проекта

По запросу Заказчика заключение может содержать:

1. Персональную оценку руководителю и команде проекта
2. Оценку удовлетворенности Заказчика ходом проекта

Преимущества аудита

Аудит позволяет:

1. Знать реальное положение дел в проекте.
2. Получить возможность предвидеть проблемы до их появления.
3. Получить независимое экспертное мнение о состоянии проекта.
4. Оценить реальный бюджет проекта.
5. Вскрыть сильные и слабые стороны в управлении проекта.
6. Получить эталон процессов управления проектом.

Рекомендации Заказчику

• решите, какую задачу вы ставите перед аудиторами. Мы можем провести аудит процессов управления всеми проектами, конкретного проекта, аудит работы сотрудника или группы лиц. Только вы должны понять, что именно должны изучить эксперты.
• получите поддержку коллектива на проведение аудита. Это очень важный психологический нюанс. Чтобы результаты аудита были достоверными и неискаженными, все сотрудники без исключения должны помогать, а не мешать работе экспертов. Мы в своей практике раскручивали очень путанные процессы. Но если сотрудники нам не помогают, то шансы на успех уменьшаются, а сложность проекта растёт.
• выберите удобный момент для проведения аудита. На самом деле ограничений не так много. Но не хотелось бы проводить аудит в самый напряженный период работы, когда у сотрудников очень мало времени для общения с нами.