Внедрение корпоративной системы управления проектами (КСУП)

Методология: общие правила принятия решений

Методология определяет жизненный цикл проекта: кто и на основании каких данных принимает решение о запуске, как формируется план, когда пересматриваются сроки и бюджет, как согласуются изменения и закрывается проект. Её задача — не увеличить количество документов, а сделать действия участников предсказуемыми.

Глубина методологии зависит от портфеля. Небольшой компании может быть достаточно нескольких схем, чек-листов и шаблонов. Для холдинга с разными типами проектов потребуется классификация, несколько маршрутов управления и распределение полномочий между уровнями.

• процедуры инициации, планирования, исполнения и контроля
• единые шаблоны и требования к проектным данным
• правила управления изменениями, рисками, договорами и стоимостью

Люди и организационная модель

Даже качественный регламент не работает без договорённости о ролях. Руководителю проекта нужны реальные полномочия, функциональным руководителям — понятные правила выделения ресурсов, заказчику — ответственность за бизнес-решения. Поэтому внедрение КСУП всегда затрагивает организационную структуру и мотивацию.

Мы распределяем ответственность между участниками, обучаем их на реальных проектах и наблюдаем за применением новых правил. Практика важнее разового курса: именно во время пилота обнаруживаются противоречия между формальным регламентом и фактической работой компании.

ИСУП и проектный офис

Информационная система управления проектами хранит актуальные планы, показатели и документы, поддерживает согласованные маршруты и формирует отчётность. Выбирать платформу до проектирования процессов рискованно: в этом случае компания автоматизирует старые проблемы.

Проектный офис поддерживает методологию, контролирует качество данных, готовит портфельную отчётность и помогает руководителям проектов. Его полномочия и набор сервисов определяются целями КСУП — универсальной структуры PMO не существует.

Что важно до начала внедрения

Руководству необходимо сформулировать измеримую цель: например, повысить достоверность прогноза сроков, сократить число конфликтов за ресурсы или обеспечить единые данные по инвестиционной программе. Также важно договориться, что именно компания считает проектом.

КСУП невозможно внедрить только силами консультантов. Руководители компании участвуют в ключевых решениях и объясняют сотрудникам смысл изменений. Без этого даже технически правильная система останется формальностью.